Владелец кофейни установил популярную систему автоматизации. Красивые отчёты, мощная аналитика, десятки настроек. Через месяц выяснилось: бариста тратит 30 секунд на оформление каждого заказа вместо 10. При потоке 200 чашек в день это 100 минут потерянного времени ежедневно. Очередь растёт, клиенты уходят.
Программа для кофейни должна быть простой и быстрой. Минимум нажатий на экран, максимум скорости. В отличие от ресторана, где гость сидит час, в кофейне счёт идёт на секунды. Система либо помогает, либо мешает.
Рассмотрим, какие функции критически важны для кофейни и как выбрать решение под ваш формат.
Специфика кофейни: чем отличается от ресторана
Высокая скорость обслуживания
Средний заказ в кофейне: кофе и круассан. Время от заказа до выдачи: 2-3 минуты. За смену бариста пробивает 150-300 чеков. Каждое лишнее касание экрана, это потерянное время и длиннее очередь.
Небольшой средний чек
Типичный чек кофейни: 200-400 рублей. При марже 60-70% на напитках чистая прибыль с заказа составляет 120-280 рублей. Дорогая система автоматизации (от 5000 руб/мес) может съедать существенную часть дохода.
Простое меню
30-50 позиций вместо 150 у ресторана. Большинство напитков, модификации (молоко, сироп, размер). Сложные техкарты не нужны, но важна гибкость в модификаторах.
Лояльная аудитория
Клиенты кофейни заходят ежедневно. Программа лояльности критически важна: каждая 6-я чашка бесплатно, накопление баллов, персональные предложения. Без этого теряете постоянников.
Обязательные функции для кофейни
Быстрая касса
- Крупные кнопки. Американо, капучино, латте — в один тап
- Избранное. Топ-10 позиций на главном экране
- Модификаторы. Размер, молоко, сироп — всплывают автоматически
- Быстрый поиск. По первым буквам, если позиции нет на виду
- Расчёт с покупателем. Наличные, карта, СБП, бонусы — одна кнопка
Тест: попросите бариста пробить «большой капучино на овсяном с карамелью». Если уходит больше 15 секунд — система не для кофейни.
Программа лояльности
Кофейня живёт постоянниками. Системы лояльности, которые работают:
- Накопительная карта. 5 кофе — 6-й бесплатно. Классика, понятная всем
- Баллы за покупки. 5-10% от суммы начисляется на счёт, можно тратить на следующие заказы
- Уровни. Бронза, серебро, золото — растущие привилегии
- День рождения. Бесплатный напиток или двойные баллы
Идентификация гостя: по номеру телефона, физической карте или через приложение. Номер телефона проще всего — не требует дополнительных затрат.
Учёт ингредиентов
В кофейне важно контролировать:
- Кофейное зерно. Основной расход, влияет на себестоимость каждого напитка
- Молоко. Скоропортящийся продукт, риск списаний
- Сиропы и топпинги. Мелкие расходы, но в сумме заметные
- Выпечка. Срок годности 1-2 дня, нужен контроль остатков
Техкарты для напитков: сколько грамм зерна на эспрессо, сколько молока на капучино. Система автоматически списывает при продаже и показывает остатки в реальном времени.
Отчёты для владельца
- Выручка по дням, неделям, месяцам
- Топ продаж: какие напитки заказывают чаще
- Средний чек и количество чеков
- Расход ингредиентов и себестоимость
- Работа бариста: кто сколько продал
Выбор между типами систем
Планшетная касса
Приложение на iPad или Android-планшете. Плюсы: низкая стоимость оборудования (от 15 000 руб), мобильность, современный интерфейс. Минусы: планшет может зависнуть, экран меньше стационарного монитора.
Подходит для: небольших кофеен, формата «кофе с собой», островков в ТЦ.
POS-терминал
Специализированное кассовое устройство. Плюсы: надёжность, большой экран, встроенный принтер чеков. Минусы: выше стоимость (от 30 000 руб), менее гибкий софт.
Подходит для: кофеен с высоким трафиком, точек с посадкой.
Смартфон как касса
Мобильное приложение на обычном телефоне. Плюсы: минимальные вложения, всегда под рукой. Минусы: маленький экран, сложнее работать в потоке.
Подходит для: выездных точек, мероприятий, начинающих.
Сравнение вариантов
| Критерий | Планшет | POS-терминал | Смартфон |
|---|---|---|---|
| Стоимость оборудования | 15-30 тыс. руб | 30-80 тыс. руб | от 0 (свой) |
| Скорость работы | Высокая | Высокая | Средняя |
| Надёжность | Средняя | Высокая | Средняя |
| Мобильность | Высокая | Низкая | Максимальная |
Интеграции для кофейни
Онлайн-касса и ОФД
Обязательно по 54-ФЗ. Система должна работать с популярными кассами: АТОЛ, Эвотор, Штрих-М. Чеки отправляются в ОФД автоматически, клиент получает электронный чек на телефон.
Эквайринг
Оплата картой и СБП. Важно, чтобы сумма передавалась на терминал автоматически. Ручной ввод — источник ошибок и потерянного времени.
Доставка (если есть)
Некоторые кофейни запускают доставку: завтраки, выпечка, кофе в термосах. Нужна интеграция с Яндекс.Едой или собственная система приёма заказов.
Маркировка
С 2026 года маркировка распространяется на молочную продукцию в HoReCa. Система должна уметь работать с «Честным знаком»: сканировать коды, списывать при приготовлении.
Сколько стоит автоматизация кофейни
Бюджет на автоматизацию
| Статья | Минимум | Оптимум |
|---|---|---|
| Планшет/терминал | 15 000 руб | 30 000 руб |
| Принтер чеков | 5 000 руб | 12 000 руб |
| Денежный ящик | 3 000 руб | 6 000 руб |
| Сканер штрих-кодов | 2 000 руб | 5 000 руб |
| Программа (в год) | 12 000 руб | 36 000 руб |
| Итого на старте | 37 000 руб | 89 000 руб |
Ежемесячные платежи: от 1 000 до 5 000 рублей за программу. Разница в функционале: дешёвые варианты ограничены базовой кассой, дорогие включают склад, аналитику, лояльность.
Типичные ошибки при выборе
Ошибка 1: выбор по рекламе
Популярные системы не всегда подходят для кофейни. Решение, идеальное для ресторана с 150 блюдами, может быть неудобным для точки с 30 позициями.
Решение: тестируйте демо-версию. Попросите бариста поработать 15 минут и оценить удобство.
Ошибка 2: экономия на всём
Бесплатные решения ограничены: нет лояльности, нет склада, нет отчётов. Через полгода придётся мигрировать на платную систему с потерей данных.
Решение: выбирайте систему с потенциалом роста. Лучше недорогая, но полноценная.
Ошибка 3: игнорирование лояльности
Запустились без программы лояльности. Гости ходят, но не возвращаются. Конкурент через дорогу предлагает 6-й кофе бесплатно, и клиенты уходят к нему.
Решение: лояльность нужна с первого дня. Это не опция, а необходимость для кофейни.
Ошибка 4: сложный интерфейс
Система требует 3 дня обучения. Новые бариста путаются, ошибки в заказах, недовольные гости.
Решение: интерфейс должен быть интуитивным. Новый сотрудник осваивает за 30 минут.
Чек-лист выбора программы
Что проверить перед покупкой
- Скорость пробития заказа (до 15 секунд на типичный)
- Встроенная программа лояльности
- Модификаторы для напитков (размер, молоко, сироп)
- Учёт ингредиентов с автосписанием
- Интеграция с вашей онлайн-кассой
- Работа при отключении интернета
- Мобильный доступ к отчётам
- Адекватная стоимость (до 3 000 руб/мес)
- Техподдержка без длительного ожидания
- Бесплатный тестовый период
Yupito для кофейни
Система Yupito создавалась с учётом специфики небольших заведений. Интерфейс оптимизирован под скорость: крупные кнопки, избранные позиции на главном экране, модификаторы в один тап.
Что получает кофейня:
- Быстрая касса. Пробитие заказа за 10-15 секунд
- Программа лояльности. Баллы, уровни, персональные предложения
- Учёт ингредиентов. Техкарты, автосписание, контроль остатков
- Отчёты в телефоне. Выручка, продажи, остатки — в любой момент
- Работа офлайн. Не зависит от интернета
- Интеграция с кассами. АТОЛ, Эвотор, Штрих-М
Стоимость от 1 090 рублей в месяц. Это в 3-5 раз дешевле крупных систем при сопоставимом функционале. Для кофейни с маржой 200-300 рублей на заказе разница существенна.
Подключение бесплатное за 24 часа. Демо-доступ позволяет протестировать систему до оплаты.
Автоматизируйте кофейню
Быстрая касса, лояльность, учёт от 1 090 руб/мес. Подключение за 24 часа.
Получить демо