P&L отчет ресторана: как читать и использовать

Владелец кафе радуется: в этом месяце выручка выросла на 20%. Но когда пришло время платить зарплаты, денег на счёте оказалось меньше, чем в прошлом месяце. Как так? Куда делась прибыль?

Отчет о прибылях и убытках (P&L) отвечает на этот вопрос. Он показывает, сколько ресторан заработал, сколько потратил и сколько осталось. Не в общих чертах, а по статьям: продукты, персонал, аренда, маркетинг.

По статистике, 50% ресторанов закрываются в первые 5 лет из-за убыточности. И дело не в плохой кухне или сервисе — дело в том, что владельцы не следят за финансами. P&L помогает увидеть проблему до того, как она станет фатальной.

Что такое P&L и зачем он нужен

P&L — это финансовый отчет, который показывает результат работы бизнеса за период: месяц, квартал, год. Он отвечает на главный вопрос: заработали вы или потеряли?

Структура P&L

Отчет строится по простой логике: сверху доходы, снизу расходы, разница — прибыль (или убыток).

1. Выручка — сколько денег пришло от гостей
2. Себестоимость продуктов — затраты на продукты и напитки
3. Валовая прибыль — выручка минус себестоимость
4. Операционные расходы — аренда, персонал, коммунальные, маркетинг
5. Операционная прибыль — валовая прибыль минус операционные расходы
6. Прочие расходы — проценты по кредитам, амортизация, налоги
7. Чистая прибыль — то, что остаётся владельцу

Зачем нужен P&L

• Понять реальную прибыльность. Выручка — не прибыль. P&L показывает, сколько остаётся после всех затрат.
• Найти проблемные статьи. Если себестоимость продуктов выросла с 30% до 35%, это сигнал: что-то не так с закупками или воровством.
• Принимать решения на основе цифр. Стоит ли расширяться? Нанимать ещё повара? P&L даёт ответ.
• Планировать бюджет. Зная структуру расходов, можно прогнозировать прибыль при росте выручки.

Ключевые показатели P&L для ресторана

Не все строки одинаково важны. Есть несколько метрик, которые нужно отслеживать еженедельно.

Себестоимость продуктов (фудкост)

Формула: Себестоимость = Стоимость продуктов / Выручка × 100%

Норма для ресторанов: 25-35% в зависимости от формата. Фастфуд — 25-28%, кафе и рестораны среднего сегмента — 28-32%, премиальные рестораны — 30-35%.

Если себестоимость выше нормы, причины могут быть разными:

• Закупки по завышенным ценам
• Большие списания и порча
• Воровство на кухне или складе
• Неправильные техкарты
• Слишком большие порции

Затраты на персонал

Формула: Затраты на персонал = (ФОТ + налоги) / Выручка × 100%

Норма: 20-30%. В России чаще 22-28%.

Высокие затраты на персонал могут означать:

• Избыточный штат
• Низкая производительность
• Неоптимальное расписание смен

Основные затраты (продукты + персонал)

Формула: Основные затраты = Себестоимость продуктов + Затраты на персонал

Норма: 55-65%. Если выше 65%, ресторан вряд ли будет прибыльным.

Операционная прибыль

Формула: Операционная прибыль = Выручка − Все операционные расходы

Норма: 15-25% от выручки.

Операционная прибыль показывает эффективность работы ресторана без учёта кредитов, амортизации и налогов. Это «чистый» показатель того, как работает само заведение.

Чистая прибыль

Норма: 5-15% от выручки для ресторанного бизнеса.

Если чистая прибыль ниже 5%, бизнес работает на грани. Любой сбой (рост аренды, падение выручки) может привести к убыткам.

Как составить P&L для своего ресторана

Можно вести P&L в Excel, специализированной программе или модуле вашей системы автоматизации. Главное — делать это регулярно и честно.

Шаг 1: Определите статьи доходов

Для большинства ресторанов доход — это выручка от продажи еды и напитков. Но могут быть и другие источники:

• Продажа блюд
• Продажа напитков (алкогольных и безалкогольных)
• Доставка (если комиссия агрегатора вычитается)
• Кейтеринг и банкеты
• Продажа сувениров или мерча

Шаг 2: Определите статьи расходов

Расходы делятся на переменные (зависят от выручки) и постоянные (платите независимо от выручки).

Переменные расходы:

• Продукты и напитки
• Упаковка для доставки
• Комиссия агрегаторов доставки
• Эквайринг (1.5-2.5% от безналичной выручки)

Постоянные расходы:

• Аренда помещения
• Зарплата персонала (базовая часть)
• Коммунальные платежи
• Связь и интернет
• Бухгалтерия и юристы
• Лицензии и разрешения
• Ремонт и обслуживание оборудования

Полупеременные:

• Зарплата (бонусы зависят от выручки)
• Маркетинг (можно увеличивать или уменьшать)
• Расходные материалы

Шаг 3: Соберите данные

Откуда брать цифры:

• Выручка — из кассовой системы
• Закупки продуктов — из накладных и счетов поставщиков
• Зарплата — из ведомостей или бухгалтерии
• Аренда и коммунальные — из договоров и счетов
• Прочие расходы — из банковской выписки

Шаг 4: Сформируйте отчет

Занесите все данные в таблицу. Рассчитайте промежуточные итоги (валовая прибыль, операционная прибыль) и ключевые показатели в процентах от выручки.

Шаг 5: Анализируйте и сравнивайте

P&L полезен в сравнении:

• С прошлым месяцем — динамика
• С тем же месяцем прошлого года — сезонность
• С планом — отклонения
• С отраслевыми нормами — позиция на рынке

Как читать P&L: на что смотреть

Получили отчет. Что дальше? Как понять, хорошо это или плохо?

Смотрите на проценты, а не на абсолютные числа

Себестоимость 600 000 рублей — это много или мало? Зависит от выручки. Если выручка 2 000 000, это 30% — норма. Если 1 500 000, это 40% — проблема.

Всегда считайте каждую статью как процент от выручки. Так легче сравнивать периоды и видеть тренды.

Ищите аномалии

Если в прошлом месяце коммунальные были 3%, а в этом 5% — почему? Сезонный рост отопления? Утечка воды? Ошибка в расчётах?

Любое значительное отклонение (более 1-2 процентных пунктов) требует объяснения.

Следите за трендами

Один месяц — не показатель. Смотрите динамику за 3-6 месяцев. Если себестоимость медленно, но стабильно растёт (28% → 29% → 30% → 31%), это тревожный сигнал.

Сравнивайте с бюджетом

Плановые показатели помогают оценить, идёте вы по курсу или отклоняетесь. Если план по выручке 2 млн, а факт 1.8 млн — нужно разбираться.

Типичные ошибки при ведении P&L

Ошибка 1: Путать выручку и прибыль

«У нас выручка 3 миллиона, бизнес процветает!» Но если расходы 3.2 миллиона, бизнес убыточен.

Решение: Смотрите на чистую прибыль, а не на выручку.

Ошибка 2: Не учитывать все расходы

Забыли про эквайринг. Не включили амортизацию оборудования. Не учли налоги.

Решение: Составьте полный список статей расходов. Проверяйте по банковской выписке.

Ошибка 3: Считать нерегулярно

P&L раз в квартал — поздно замечать проблемы. За 3 месяца можно накопить серьёзные убытки.

Решение: Ведите P&L ежемесячно, ключевые показатели — еженедельно.

Ошибка 4: Не анализировать причины

Себестоимость выросла на 3%. «Ну, значит выросла». Без анализа причин проблема не решится.

Решение: Каждое отклонение разбирайте до причины. Себестоимость выросла → почему? Выросли цены поставщика? Увеличились списания? Изменилась структура продаж?

Как улучшить показатели P&L

Когда вы видите проблему в цифрах, можно работать над её решением.

Снизить себестоимость продуктов

• Пересмотрите поставщиков, сравните цены
• Оптимизируйте техкарты — уберите дорогие ингредиенты из низкомаржинальных блюд
• Контролируйте порции — используйте весы и мерную тару
• Снижайте списания — улучшите прогноз закупок
• Проведите инвентаризацию — выявите воровство

Оптимизировать затраты на персонал

• Составьте гибкий график смен — больше людей в пик, меньше в спад
• Автоматизируйте рутину — самообслуживание, электронное меню
• Обучите универсальных сотрудников — один человек вместо двух
• Введите KPI — платите за результат, а не за присутствие

Увеличить выручку

• Поднимите средний чек — апселл, комбо, рекомендации
• Увеличьте оборачиваемость — быстрее обслуживайте, быстрее освобождайте столы
• Привлекайте новых гостей — маркетинг, акции, доставка
• Работайте над возвращаемостью — программа лояльности

Инструменты для ведения P&L

Excel и Google Sheets

Бесплатно и гибко. Можно скачать готовый шаблон и адаптировать под себя. Минус — ручной ввод данных, риск ошибок.

Специализированные сервисы

Программы для управленческого учёта (Adesk, ПланФакт и др.) автоматизируют сбор данных из банка и формируют отчёты. Стоимость — от 2 000 рублей в месяц.

Модуль в системе автоматизации

Если у вас уже есть система учёта для ресторана, P&L может формироваться автоматически на основе данных о продажах, закупках и расходах.

Системы вроде Yupito собирают данные о выручке и себестоимости автоматически. Вы видите себестоимость в реальном времени, а не в конце месяца. Это позволяет реагировать на проблемы сразу, а не когда уже поздно.

Какое решение выбрать

Для начала достаточно Excel-таблицы и дисциплины: каждую неделю заносить выручку и закупки, каждый месяц — полный P&L. Это лучше, чем ничего.

По мере роста бизнеса имеет смысл перейти на автоматизированные решения. Когда данные о продажах и закупках собираются автоматически, P&L формируется сам — без ручного труда и ошибок.

Система Yupito включает модуль учёта расходов и формирование отчётов. Вы видите выручку, себестоимость и маржинальность в реальном времени. P&L строится автоматически на основе всех данных системы. Стоимость — от 1 090 рублей в месяц.

P&L отчет — это не бюрократия, а инструмент управления. Когда вы знаете свои цифры, вы контролируете бизнес. Когда не знаете — бизнес контролирует вас.