Как выбрать кассу для кафе в 2026 году

Открываете кафе или меняете старое оборудование? Вопрос выбора кассы кажется простым, пока не начинаешь разбираться. Десятки моделей, разные цены, непонятные требования закона. А ещё продавцы, которые навязывают дорогие комплекты.

В этой статье разберём, что реально нужно для кафе. Какие требования закона обязательны. Сколько стоит нормальное оборудование. И как не переплатить за ненужные функции.

Что изменилось в 2026 году

НДС теперь 22%. С 1 января 2026 года ставка НДС выросла с 20% до 22%. Обязательно обновите прошивку кассы, иначе будут ошибки в чеках и проблемы с налоговой.

Чек до оплаты. Правило действует с марта 2025: чек выбивается до получения денег. Гость просит счёт — печатаете чек. Он смотрит сумму, потом платит. За нарушение штраф.

Ещё одно изменение: адрес в карточке кассы должен точно совпадать с местом расчётов. Если у вас летняя веранда или второй зал по другому адресу, нужно перерегистрировать кассу или купить вторую.

Требования 54-ФЗ: что обязательно

Закон 54-ФЗ регулирует работу с кассами в России. Вот что он требует от кафе:

Фискальный накопитель (ФН). Это чип внутри кассы, который записывает все операции. Без него касса не касса. ФН нужно менять раз в 15 или 36 месяцев в зависимости от вашей системы налогообложения.

Передача данных в налоговую. Касса должна отправлять информацию о каждом чеке оператору фискальных данных (ОФД), а тот — в ФНС. Для этого нужен договор с ОФД и интернет на точке.

Печать чеков с обязательными реквизитами. Название товара или услуги, цена, НДС, QR-код для проверки. Список реквизитов большой, но современные кассы формируют их автоматически.

Регистрация в реестре ККТ. Касса должна быть в официальном реестре ФНС. Покупать оборудование нужно только у проверенных поставщиков.

Какие бывают кассы для кафе

На рынке три основных типа оборудования. У каждого свои плюсы.

Смарт-терминалы

Это планшет с принтером чеков в одном корпусе. Работает на Android, есть экран, можно ставить приложения. Самый популярный вариант для небольших кафе.

Плюсы: компактный, понятный интерфейс, не нужен отдельный компьютер. Можно добавлять приложения для учёта, лояльности, аналитики.

Минусы: экран обычно небольшой (7-10 дюймов), для ресторана с большим меню может быть тесновато.

Цена: от 18 000 до 50 000 ₽ в зависимости от модели и размера экрана.

Фискальные регистраторы

Это только принтер чеков с фискальным накопителем. Подключается к компьютеру или ноутбуку, на котором стоит кассовая программа.

Плюсы: дешевле смарт-терминала, можно использовать любой компьютер, гибкость в выборе программы.

Минусы: нужен отдельный компьютер, больше проводов, сложнее в настройке.

Цена: от 9 000 до 25 000 ₽. Плюс компьютер, если его нет.

Автономные кнопочные кассы

Старый формат: маленький экран, физические кнопки, минимум функций. Подходит для совсем простых точек, где продают 5-10 позиций.

Плюсы: дёшево, надёжно, работает годами без проблем.

Минусы: неудобно вбивать позиции, нет нормального учёта, не интегрируется с программами автоматизации.

Цена: от 8 000 до 15 000 ₽.

Сравнение популярных моделей

Две самые распространённые марки смарт-терминалов в России — АТОЛ и Эвотор. Вот их ключевые модели для кафе:

Модель	Экран	Цена	Для кого
Эвотор 7.3	7"	от 18 000 ₽	Небольшое кафе, кофейня
Эвотор 10	10"	от 25 000 ₽	Кафе с большим меню
Эвотор 5i	5.5"	от 45 000 ₽	Мобильная торговля, встроенный эквайринг
АТОЛ Sigma 7	7"	от 17 000 ₽	Бюджетный вариант
АТОЛ Sigma 10	10"	от 23 000 ₽	Средние заведения
АТОЛ Jazz	15.6"	от 45 000 ₽	Рестораны, интеграция с iiko, R-Keeper

Для большинства кафе достаточно Эвотор 10 или АТОЛ Sigma 10. Большой экран удобнее для работы с меню, а цена адекватная.

Что ещё понадобится кроме кассы

Сама касса — это только часть расходов. Вот что ещё нужно учесть:

Фискальный накопитель. Обычно не входит в цену кассы. Стоит 7 000 — 12 000 ₽. На 15 месяцев дешевле, на 36 — дороже, но выгоднее в пересчёте на год.

Договор с ОФД. Оператор фискальных данных передаёт информацию в налоговую. Стоит 2 000 — 3 500 ₽ в год. Популярные: Платформа ОФД, Такском, Контур.

Денежный ящик. Если принимаете наличные. От 2 000 до 8 000 ₽.

Сканер штрихкодов. Нужен, если продаёте товары с маркировкой (вода, молочка, пиво). 2D-сканер стоит от 3 000 до 15 000 ₽.

Терминал эквайринга. Для приёма карт. Можно арендовать у банка (обычно бесплатно при обороте) или купить за 15 000 — 30 000 ₽.

Интеграция с программами учёта

Касса сама по себе не ведёт учёт. Она печатает чеки и отправляет данные в налоговую. Чтобы видеть аналитику, управлять меню, считать себестоимость — нужна программа автоматизации.

Есть два подхода:

Приложения на самой кассе. У Эвотора есть магазин приложений. Можно поставить учёт товаров, программу лояльности, аналитику. Подходит для простых задач.

Внешняя система автоматизации. iiko, R-Keeper, Quick Resto, Yupito и другие. Касса подключается к системе и работает как терминал. Вся логика, меню, отчёты — в программе.

Для серьёзного кафе второй вариант лучше. Вы получаете единую систему: касса, склад, аналитика, управление персоналом. Всё в одном месте.

Маркировка товаров: нужен ли сканер

Если в кафе продаёте маркированные товары, касса должна уметь с ними работать. Что маркируется:

• Бутилированная вода
• Молочная продукция (молоко, сыр, йогурты)
• Пиво и слабоалкогольные напитки
• Безалкогольное пиво

Для работы с маркировкой нужен 2D-сканер, который читает коды Data Matrix. Обычный сканер штрихкодов не подойдёт.

При продаже сканируете код на товаре, касса проверяет его в системе Честный знак и выводит из оборота. Если не сканировать — штрафы.

Сколько стоит оборудовать кафе

Посчитаем минимальный и оптимальный бюджет для небольшого кафе:

Минимальный набор

• Смарт-терминал (Эвотор 7.3 или АТОЛ Sigma 7) — 18 000 ₽
• Фискальный накопитель на 36 мес — 12 000 ₽
• ОФД на год — 3 000 ₽
• Эквайринг — аренда у банка 0 ₽

Итого: около 33 000 ₽

Оптимальный набор

• Смарт-терминал с большим экраном (Эвотор 10) — 25 000 ₽
• Фискальный накопитель на 36 мес — 12 000 ₽
• ОФД на год — 3 000 ₽
• Денежный ящик — 4 000 ₽
• 2D-сканер для маркировки — 5 000 ₽
• Программа автоматизации — от 1 000 ₽/мес

Итого: около 50 000 ₽ + ежемесячная подписка

Частые ошибки при выборе

Покупать самое дешёвое. Кнопочные кассы за 8 000 ₽ — это прошлый век. Неудобно работать, нет интеграций, персонал будет ошибаться. Сэкономите 10 000 — потеряете больше на ошибках и времени.

Покупать самое дорогое. POS-система за 100 000 ₽ с огромным экраном нужна ресторану на 200 посадочных мест. Для кофейни это выброшенные деньги.

Игнорировать программу автоматизации. Касса без нормальной программы — это просто печатная машинка для чеков. Вы не видите аналитику, не контролируете склад, не понимаете экономику заведения.

Не проверять совместимость. Купили кассу, а она не работает с нужной программой. Или не поддерживает маркировку. Проверяйте до покупки.

Итог: какую кассу выбрать

Для небольшого кафе или кофейни — смарт-терминал с экраном 7-10 дюймов. Эвотор или АТОЛ, обе марки надёжные. Бюджет 30 000 — 50 000 ₽ с учётом всего необходимого.

Для ресторана с большим меню — терминал с экраном от 10 дюймов или POS-система. Обязательна интеграция с программой автоматизации.

Главное — не касса сама по себе, а система целиком. Касса, программа учёта, интеграции. Всё должно работать вместе.

Если хотите сразу получить готовое решение — касса + программа + склад + аналитика — посмотрите, как это работает в Yupito. Подключение за день, поддержка всех касс, работа с маркировкой из коробки.