Инвентаризация в ресторане: чек-лист

Инвентаризация — это сверка фактических остатков с данными учёта. Сколько продуктов должно быть по документам — столько должно быть на складе. Если есть расхождения, значит, где-то потери.

Регулярная инвентаризация помогает контролировать склад, выявлять хищения и ошибки учёта. В этой статье — пошаговый план проведения проверки.

Зачем нужна инвентаризация

• Контроль остатков — видеть реальную картину запасов
• Выявление потерь — понять, где теряются деньги
• Обнаружение хищений — пресечь воровство
• Проверка учёта — найти ошибки в техкартах и списаниях
• Точные данные — корректный расчёт себестоимости

Виды инвентаризации

Полная (сплошная)

Проверка всех товарно-материальных ценностей: продуктов, напитков, оборудования, посуды, инвентаря. Обычно проводится:

• Перед годовым отчётом
• При смене материально-ответственных лиц
• При смене владельца или ликвидации
• По требованию аудитора

Частичная (выборочная)

Проверка отдельных категорий: только бар, только дорогие продукты, только конкретный холодильник. Проводится:

• Регулярно (раз в неделю или месяц)
• При подозрении на недостачу
• Для контроля конкретных сотрудников

Когда проводить

Лучшее время — период минимальной активности:

• После закрытия — никто не мешает, продукты не расходуются
• В выходной день — больше времени на тщательный пересчёт
• Раннее утро до открытия — если ночная смена невозможна

Кто проводит инвентаризацию

• Управляющий или администратор — ответственный за процесс
• Шеф-повар или су-шеф — знает все продукты на кухне
• Бар-менеджер — отвечает за бар
• Материально-ответственное лицо — присутствует обязательно

Желательно, чтобы в проверке участвовали минимум 2 человека: один считает, второй записывает и контролирует.

Пошаговый план проведения

Шаг 1: Подготовка

• Определите дату и время проведения
• Предупредите персонал
• Выгрузите остатки из системы учёта
• Подготовьте инвентаризационные ведомости
• Проверьте, что все приходы и расходы оформлены

Шаг 2: Пересчёт

• Разделите зоны между участниками
• Считайте все позиции: в холодильниках, морозилках, на полках, в кладовых
• Взвешивайте то, что учитывается в граммах
• Записывайте фактические остатки
• Не забывайте про полуфабрикаты и заготовки

Шаг 3: Сверка

• Сравните фактические остатки с данными системы
• Выявите расхождения (недостача или излишек)
• Составьте список проблемных позиций

Шаг 4: Анализ расхождений

• Проверьте приходные накладные — всё ли оприходовано
• Проверьте техкарты — соответствует ли норма реальности
• Проверьте списания — все ли оформлены
• Поговорите с персоналом — возможно, есть объяснение

Шаг 5: Документирование

• Оформите акт инвентаризации
• Зафиксируйте выявленные расхождения
• Скорректируйте остатки в системе
• Примите решение по недостачам (списание, взыскание)

Типичные ошибки

1. Редкие проверки

Если проводить инвентаризацию раз в квартал, сложно понять, когда и почему возникли расхождения. Оптимально — раз в месяц.

2. Неточный пересчёт

Спешка приводит к ошибкам. Лучше потратить лишний час на тщательный подсчёт, чем получить неверные данные.

3. Игнорирование заготовок

Полуфабрикаты и заготовки содержат продукты. Если их не учитывать, будет недостача по сырью.

4. Отсутствие анализа

Просто зафиксировать расхождение недостаточно. Нужно понять причину и устранить её.

Автоматизация инвентаризации

Ручная инвентаризация — долго и неточно. Yupito упрощает процесс:

• Актуальные остатки — система автоматически списывает продукты по техкартам
• Выгрузка ведомостей — не нужно составлять списки вручную
• Ввод фактических данных — прямо в приложении с планшета
• Автоматическое сравнение — расхождения видны сразу
• История проверок — можно сравнить с предыдущими периодами
• Отчёты — аналитика по недостачам и излишкам

С автоматизацией инвентаризация занимает в 2-3 раза меньше времени и даёт точные данные.