Владелец бара вёл учёт алкоголя вручную. Бармены записывали вскрытые бутылки в тетрадь, в конце месяца бухгалтер сверял данные с ЕГАИС. Проверка Росалкогольтабакконтроля выявила расхождение в 47 бутылок. Штраф составил 200 тысяч рублей плюс конфискация продукции.
Автоматизация бара с ЕГАИС — не роскошь, а необходимость. Закон 171-ФЗ обязывает фиксировать каждую операцию с алкоголем: приёмку, перемещение, продажу, списание. Ручной учёт неизбежно приводит к ошибкам. Программа делает это автоматически.
Рассмотрим, как работает учёт алкоголя в баре и какую систему выбрать.
Что такое ЕГАИС и зачем он нужен
ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — государственный реестр, который отслеживает производство и оборот алкоголя в России. Каждая бутылка имеет уникальную акцизную марку. Система фиксирует путь бутылки от завода до продажи конечному потребителю.
Кто обязан работать с ЕГАИС
- Производители алкогольной продукции
- Оптовые поставщики
- Розничные магазины
- Рестораны, бары, кафе с лицензией на продажу алкоголя
Исключение — пиво и пивные напитки. Для них требования мягче, но учёт всё равно обязателен.
Какие операции фиксируются
- Приёмка. Получили партию от поставщика, подтвердили ТТН
- Вскрытие. Открыли бутылку для продажи в розлив
- Продажа. Продали бутылку целиком или порцию из вскрытой
- Списание. Бой, порча, истечение срока годности
- Перемещение. Передали между точками одной сети
Штрафы за нарушения: для ИП от 10 000 до 15 000 рублей, для юрлиц от 150 000 до 200 000 рублей. При повторных нарушениях возможна приостановка лицензии.
Особенности учёта алкоголя в баре
Порционный учёт
В магазине всё просто: продал бутылку, отсканировал марку, списал в ЕГАИС. В баре сложнее: из одной бутылки водки 0.5 л можно налить 10 порций по 50 мл. Каждая порция должна быть учтена.
Алгоритм порционного учёта:
- Бармен вскрывает новую бутылку
- Система фиксирует вскрытие и связывает бутылку с конкретной маркой
- При продаже порции система списывает соответствующий объём
- Когда бутылка заканчивается, марка полностью списывается в ЕГАИС
Коктейли и составные напитки
Мохито содержит ром. Маргарита — текилу и ликёр. Система должна понимать техкарту коктейля и списывать ингредиенты из правильных бутылок.
Пример: бармен пробивает «Мохито». Система автоматически списывает 50 мл рома из вскрытой бутылки, уменьшает остаток. Когда бутылка опустеет, программа сформирует акт списания в ЕГАИС.
Учёт остатков
Сколько осталось в каждой вскрытой бутылке? Без системы это невозможно контролировать. Бармен может недоливать, переливать или просто терять счёт. Автоматизация показывает остатки в реальном времени.
Как работает интеграция с ЕГАИС
УТМ — связующее звено
УТМ (универсальный транспортный модуль) — программа от ФСРАР, которая обеспечивает связь между вашей системой учёта и серверами ЕГАИС. УТМ устанавливается на компьютер или сервер заведения.
Для работы УТМ нужны:
- Компьютер с Windows (постоянно включённый)
- Стабильный интернет
- КЭП (квалифицированная электронная подпись) на руководителя
- Программа учёта, совместимая с УТМ
Процесс приёмки алкоголя
- Поставщик отправляет электронную ТТН через ЕГАИС
- ТТН приходит в вашу систему
- Вы сверяете фактическое количество с документом
- Подтверждаете приёмку или создаёте акт расхождений
- Алкоголь появляется на ваших остатках в ЕГАИС
Процесс продажи
- Бармен добавляет напиток в заказ на кассе
- Система определяет, из какой бутылки списывать (FIFO)
- При расчёте чек отправляется в ОФД
- Данные о продаже алкоголя передаются в ЕГАИС
Важно: для крепкого алкоголя (свыше 9%) требуется поштучный учёт с привязкой к акцизной марке. Для пива и слабоалкогольных напитков достаточно партионного учёта.
Критерии выбора программы для бара
Обязательные функции
- Полная интеграция с ЕГАИС. Приёмка, списание, акты, отчёты — всё через систему
- Порционный учёт. Списание по миллилитрам из вскрытых бутылок
- Техкарты коктейлей. Автоматическое списание ингредиентов
- Контроль остатков. Сколько осталось в каждой вскрытой бутылке
- Сканер марок. Считывание акцизных марок при вскрытии
- Отчёты для ФСРАР. Декларации формируются автоматически
Желательные функции
- Быстрый интерфейс. В баре очередь, нужна скорость
- Работа офлайн. При отключении интернета касса должна работать
- Контроль бармена. Кто, когда и сколько продал
- Программа лояльности. Накопительные карты для постоянников
- Управление сменами. Инкассация, сдача смены, отчёт бармена
Оборудование
Минимальный комплект для бара
| Оборудование | Назначение | Стоимость |
|---|---|---|
| Планшет/касса | Рабочее место бармена | 15-40 тыс. руб |
| Фискальный регистратор | Печать чеков, связь с ОФД | 15-25 тыс. руб |
| Сканер 2D | Считывание акцизных марок | 5-15 тыс. руб |
| Компьютер для УТМ | Связь с ЕГАИС | 20-40 тыс. руб |
| КЭП | Электронная подпись | 3-5 тыс. руб/год |
Типичные ошибки в учёте алкоголя
Ошибка 1: несвоевременная приёмка ТТН
Поставщик привёз алкоголь, а бухгалтер подтвердил ТТН через неделю. В ЕГАИС расхождение: товар фактически есть, а по документам нет. При проверке — штраф.
Решение: подтверждать ТТН в день поставки. Настроить уведомления о входящих накладных.
Ошибка 2: продажа без сканирования марки
Бармен открыл бутылку и не отсканировал марку. Порции продаются, но система не знает, из какой бутылки. При инвентаризации выявляется недостача.
Решение: настроить систему так, чтобы продажа без привязки к марке была невозможна.
Ошибка 3: игнорирование списаний
Бутылка разбилась, но списание не оформили. По ЕГАИС она на остатках, фактически её нет. Это расхождение.
Решение: любой бой или порчу оформлять актом списания в тот же день.
Ошибка 4: неправильные техкарты
В техкарте коктейля указано 40 мл рома, а бармен наливает 50 мл. За смену набегает расхождение в целую бутылку.
Решение: калибровать техкарты и контролировать порции. Использовать мерные стаканы или дозаторы.
Изменения в ЕГАИС 2026
Новые требования
- Поштучный учёт. Усиление контроля за каждой единицей продукции
- Интеграция с Честным знаком. Маркировка некоторых категорий алкоголя
- Расширение территории. Новые регионы переходят на ЕГАИС
- Электронные документы. Переход на ЭДО с поставщиками
Что делать
Убедитесь, что ваша система автоматизации обновляется и поддерживает новые требования. Устаревшие программы могут перестать работать с ЕГАИС после очередных изменений.
Чек-лист для владельца бара
Проверка готовности к работе с ЕГАИС
- Лицензия на продажу алкоголя оформлена
- КЭП получена и действует
- УТМ установлен и подключён
- Программа учёта интегрирована с ЕГАИС
- Сканер акцизных марок работает
- Техкарты коктейлей настроены
- Бармены обучены работе с системой
- Регламент приёмки ТТН утверждён
- Процедура списания определена
- Ежемесячная сверка остатков запланирована
Yupito для бара
Система Yupito включает полноценный модуль работы с алкоголем и интеграцию с ЕГАИС. Приёмка ТТН, порционный учёт, автоматическое списание при продаже, формирование отчётов — всё в одном интерфейсе.
Возможности для бара:
- Интеграция с ЕГАИС. Приёмка, списание, акты, декларации
- Порционный учёт. Контроль каждого миллилитра из вскрытой бутылки
- Техкарты коктейлей. Автоматическое списание ингредиентов
- Контроль бармена. Статистика продаж, средний чек, время работы
- Программа лояльности. Накопительные баллы, скидки постоянникам
- Быстрый интерфейс. Крупные кнопки, избранное, модификаторы
Стоимость от 1 090 рублей в месяц. Модуль ЕГАИС включён в базовый тариф, дополнительная плата не требуется. Подключение бесплатное за 24 часа.
Интеграция с популярными фискальными регистраторами: АТОЛ, Эвотор, Штрих-М. Работает с любыми 2D-сканерами для считывания акцизных марок.
Автоматизируйте бар с ЕГАИС
Учёт алкоголя без головной боли. Интеграция с ЕГАИС включена. Подключение за 24 часа.
Получить демо